ORGANISATION

Die Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation (z. B. einer Behörde oder eines Unternehmens).

Gestaltungsziele

Grundlegend für jedes strategische Vorgehen ist die Festlegung von Zielen. So sind auch bei der Planung einer Aufbauorganisation Gestaltungsziele zu definieren. Grundsätzlich können drei Interessengruppen unterschieden werden. Die Kunden, das Unternehmen und die Mitarbeiter stellen jeweils unterschiedliche Forderungen. Diese können voneinander abhängen oder sogar miteinander konkurrierend sein. Erst wenn die einzelnen Ziele bekannt sind, kann beurteilt werden, ob die Aufbauorganisation auch zielführend gelöst wurde. Dabei müssen konträre Ziele gegeneinander aufgewogen werden. Eine sinnvolle Gewichtung der einzelnen Forderungen ist dabei von entscheidender Bedeutung.
Ziele der Kunden

Zuerst müssen die Ziele der Kunden beleuchtet werden, da diese maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Dazu zählen externe Kunden sowie im weiteren Sinne auch interne Kunden. Als Beispiel könnte die Fertigung als interner Kunde des Einkaufs gesehen werden oder ein Computeruser als interner Kunde der IT-Abteilung.

Die Ziele der Kunden sind im Wesentlichen: hohe Qualität (das Produkt oder die Dienstleistung soll den Anforderungen entsprechen), schnelle Leistung (kurze Lieferzeiten wie auch die hohe Liefertreue sind Wettbewerbsvorteile; die Aufbauorganisation kann zur Vermeidung von Zeitverlusten beitragen), individuelle Produkte (Kunden möchten auf ihre Wünsche passend zugeschnittenes Produkt; diese Forderung kann mit der Unternehmensstrategie konkurrieren); eindeutige Ansprechpartner (bei jeglicher Kontaktaufnahme soll eindeutig geklärt sein, wer wofür zuständig ist; der Kunde möchte einen kompetenten Ansprechpartner und nicht von einer Stelle zur nächsten verwiesen werden).
Ziele des Unternehmens

Die Ziele des Unternehmens sind ausschlaggebend von der Wertschöpfung getrieben. Es sollen Gewinne erzielt und Verschwendung vermieden werden.

Folgende Ziele sind aus Unternehmenssicht zu gestalten: Wirtschaftlichkeit (der Erlös für ein Produkt soll die Kosten decken), Zukunftssicherung (das Unternehmen soll sich auch in Zukunft am Markt durchsetzen können), Ansehen (durch gezielte Maßnahmen, etwa des Marketings, soll das Unternehmen einen guten Ruf erhalten und langfristig behalten), Koordination (die Aufbauorganisation soll sicherstellen, dass „die rechte Hand weiß was die Linke tut“; Reibungsverluste sind so gering wie möglich zu halten), Kontrollierbarkeit (die oberste Ebene soll im Bedarfsfall schnell eingreifen können), Transparenz (die Unternehmensspitze muss über das Unternehmen ausreichend informiert sein), Flexibilität (bei unerwarteten Veränderungen der Umwelt oder bei Kundenwünschen soll das Unternehmen schnell reagieren können).
Ziele der Mitarbeiter

Da es sich bei Mitarbeitern um eigenständig denkende Individuen handelt, ist eine genaue Einschätzung der jeweils angestrebten Ziele kaum möglich, dennoch sind gewisse Zielsetzungen bei einem Großteil der Mitarbeiter gleich.

Fundamentale Ziele von Mitarbeitern sind in der Regel:

Arbeitszufriedenheit
Die meisten Mitarbeiter wünschen sich eine Tätigkeit, die ihnen Freude bereitet; soziale Sicherheit; dies ist unter anderem durch die Teilziele abwechslungsreiche Aufgaben, anspruchsvolle Aufgaben, Autonomie, Beteiligung, Macht beeinflusst.
Abschirmung
Oft ist es für einen Mitarbeiter von Vorteil, wenn er teilweise vor äußeren Einflüssen abgeschirmt wird; vor allem in Bezug auf störungsfreie Arbeit und gleichmäßige Auslastung.
Sicherheit
Das allgemeine menschliche Streben nach Sicherheit gilt auch in beruflicher Hinsicht; ein Sicherheitsgefühl kann forciert werden durch ausreichende Information, klare Zuständigkeiten, Klarheit über Anforderungen
Aufstiegschancen.
Aus dem Bedürfnis der Persönlichkeitsentfaltung entsteht häufig der Wunsch nach höherem Einfluss, der in hierarchischen Organisationen als Karriereaufstieg bezeichnet wird Konfliktfreiheit dem menschlichen Bedürfnis nach Harmonie folgend, sollten Konflikte wo möglich vermieden oder kontrolliert gelöst werden.

Die Ablauforganisation

Ablauforganisation bezeichnet in der Organisationstheorie das Beschreiben von dynamischen Arbeitsprozessen unter Berücksichtigung von Strukturen für Raum, Zeit, Sachmitteln und Personen, wogegen sich die Aufbauorganisation hauptsächlich mit dem statischen Strukturieren einer Unternehmung in organisatorische Einheiten – Stellen und Abteilungen – beschäftigt.

Aufgaben

Die Ablauforganisation beschäftigt sich mit der Ausstattung und Verteilung von effizienten Beständen von materiellen und immateriellen Gütern in einer Unternehmung. Daraus ergeben sich die zu behandelnden Gegenstände Personal-, Sachmittel und Datenbestände, Aufgaben- und Kompetenzgefüge.

Im Mittelpunkt der Betrachtungen bei der Ablauforganisation stehen

    die Arbeit als zielbezogene menschliche Handlung und
    das Versorgen der Teileinheiten von Arbeitsprozessen mit den zur Aufgabenerfüllung nötigen Sachmitteln und Informationen.
    die Logistik des Zu- und Ablaufs von Material und Produkten
    das Ausführen von Diensten zum Unterstützen der Arbeit
    das Entscheiden bei Störungen

Insbesondere das Behandeln von Störungen wird im ersten Ansatz meist vernachlässigt oder schlicht vergessen.
Ziele

Die Ablauforganisation ist ein Konzept zur Komplexitätsreduktion der Handlungen bzw. Abläufe mittels Modellierung und Standardisierung. Sie verfolgt periodenbezogene monetäre und qualitative Ziele:

    Optimieren der Kapazitätsauslastung
    Verringern der Verteil-, Durchlauf-, Warte- und Leerzeiten
    Reduktion der Kosten der Vorgangsbearbeitung
    Steigern der Qualität der Vorgangsbearbeitung und der Arbeitsbedingungen
    Verringern der Fehlerquote bei Produktherstellung und bei Entscheidungen
    Reduzieren der Verteil- und Transportaufwendungen durch Optimierung der Arbeitsplatzanordnung
    Erhöhen der Termintreue durch Verkürzen der Wartezeiten und der Verteilzeiten

Zwischen den Zielen des Maximierens der Kapazitätsauslastung und des Minimierens der Durchlaufzeiten besteht ein Zielkonflikt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom Dilemma der Ablauforganisation. Dies sei an einem Beispiel aus der Produktion verdeutlicht: Um eine möglichst gute Kapazitätsauslastung zu erreichen, muss ein hoher Auftragsbestand vor jedem Arbeitsplatz bereitstehen, so dass die Gefahr von Leerlauf nicht gegeben ist. Damit erhöhen sich jedoch für den einzelnen Auftrag die Liege- und damit die Durchlaufzeiten. Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass

    eine relativ geringe Absenkung der Bestände,
    eine überproportionale Verkürzung der Durchlaufzeit
    bei nur kleinen Einbußen der Kapazitätsauslastung

bewirkt.